System workflow – elektroniczny obieg dokumentów i sprawne procesy
System do zadań specjalnych – z Workflow procesy będą przebiegać płynnie
Testuj bezpłatnieWorkflow
– Czym właściwie jest?
Przejrzysty system Workflow
Workflow w enova365 został zaprojektowany tak, aby każdy mógł go obsłużyć – bez względu na stanowisko. Panel Workflow usprawni współpracę i przepływ informacji w Twojej firmie.
Intuicyjny system Workflow
Każdy użytkownik systemu enova365 otrzymuje powiadomienia i podpowiedzi z obszaru Workflow już od momentu jego uruchomienia. Do podglądu szczegółowych informacji służy wygodna w nawigacji Lista zadań operatora. Z tego poziomu możesz również wykonać zadanie i oznaczyć je jako zakończone.
Automatyczny
System Workflow enova365 umożliwia wprowadzenie automatycznych zadań. Takie rozwiązanie przyda się w przypadku czynności wykonywanych cyklicznie. Dzięki temu zaoszczędzisz czas, ponieważ system sam zrealizuje zdefiniowane zadanie. Dodatkowo przypomni o rozpoczęciu procesu zgodnie z harmonogramem.
Mobilny
Podobnie jak cały system enova365, moduł Workflow jest dostępny na większości urządzeń mobilnych. Dzięki temu możesz kontrolować procesy zachodzące w Twojej firmie, nawet gdy nie ma Cię w biurze.
Poznaj możliwości Workflow – oprogramowania pomocnego w organizacji pracy firmy
- Workflow – oprogramowanie enova365
- Przepływ i ewidencja dokumentów
- Harmonogram zadań
- Edycja procesów i zastępstwa
Workflow – oprogramowanie enova365
System enova365 wyróżnia to, że moduł Workflow jest jego integralną częścią. Dzięki temu możesz korzystać z zarządzania procesowego w całej aplikacji, która intuicyjnie organizuje i automatyzuje Twoją pracę. Część działań dotyczących innych modułów wykonasz również bezpośrednio w panelu Workflow. Automatyczne zarządzanie systemem obiegu dokumentów pozwoli Ci zaoszczędzić czas oraz zwiększyć efektywność pracy.
- System Workflow ułatwia organizację pracy firmy dzięki automatycznym powiadomieniom oraz możliwości wprowadzenia powiadomień mailowych. Po uruchomieniu systemu w panelu użytkownika pojawia się wygodna w nawigacji lista zadań do wykonania wraz z terminem ważności. Dzięki temu wiesz, co i kiedy musisz zrobić. Dodatkowo system generuje powiadomienia o dodaniu nowego zadania dla danego użytkownika.
- Kiedy wybierzesz zadanie z listy powiadomień, na ekranie pojawi się formularz kreatora. Znajdziesz w nim zestaw kroków do uzupełnienia. Po wykonaniu każdego kroku oznaczasz go jako zakończony. Dzięki temu wiesz, na jakim etapie realizacji znajduje się wybrany proces.
- Zadanie zostanie oznaczone jako zrealizowane, gdy zakończysz pracę z kreatorem. Jeśli zostaną spełnione określone warunki, proces przechodzi do kolejnego etapu.
- System Workflow umożliwi Ci zdefiniowanie warunków, jakie muszą być wykonane, aby zadanie zostało oznaczone jako zrealizowane. Może to być na przykład wiadomości e-mail lub SMS, przekazanie zadania kolejnemu użytkownikowi lub zatwierdzenie dokumentu.
- Edytor Procesu, w jaki został wyposażony system Workflow, daje Ci możliwość zainicjowania dowolnego procesu z poziomu listy. Następnie możesz obserwować postępy w jego realizacji.
Przepływ i ewidencja dokumentów
W obszarze Workflow enova365 znajdziesz również system zarządzania dokumentami w firmie. DMS (Document Management System) to zestaw narzędzi o charakterze ewidencyjnym. Dzięki nim zadbasz o odpowiednią organizację i uporządkowanie najważniejszych dla Twojej firmy informacji. Wszystkie dokumenty będą znajdowały się w jednym miejscu, co usprawni elektroniczny obieg dokumentów w przedsiębiorstwie.
System DMS w obszarze Workflow wspiera czynności przechowywania, porządkowania i archiwizowania danych. Posiada też opcje ułatwiające wprowadzanie dokumentów do systemu. Dzięki temu usprawnisz elektroniczny obieg dokumentów w firmie.
Harmonogram zadań
System Workflow enova365 usprawnia przepływ pracy w firmie. Jednym z narzędzi wchodzących w skład tego obszaru jest również program do harmonogramów. Dzięki niemu możesz zainicjować rozpoczęcie procesu we właściwym czasie. Od Ciebie zależy, w jaki sposób skonfigurujesz narzędzie. Jeżeli zrobisz to dobrze, system enova365 dopilnuje, by zadania rozpoczęły się zgodnie z planem.
- Narzędzie Harmonogram Zadań w obszarze Workflow ułatwi Ci odzyskanie należności od dłużnika. System sprawdza bazę faktur i wybiera z nich te, których termin płatności już upłynął. Następnie wysyła do dłużnika automatyczne powiadomienie w formie wiadomości e-mail.
- Jedno z rozwiązań w Harmonogramie Zadań zapewni Ci automatyczną aktualizację kursów walut podawanych przez NBP. Import odbywa się o wskazanej przez Ciebie godzinie.
- Harmonogram Zadań w obszarze Workflow umożliwia wysyłanie automatycznych przypomnień o nadchodzącym zadaniu. Mają one formę SMS-a lub wiadomości e-mail. Powiadomienie może zostać wysłane na przykład do dyrektora i dotyczyć akceptacji kosztów.
- Program do harmonogramów wygeneruje również specyfikację projektu wraz z fakturą, która trafi do Klienta. Warto zaznaczyć, że Harmonogram Zadań udostępnia oprócz tego szereg innych funkcji.
Edycja procesów i zastępstwa
System Workflow zagwarantuje Ci, że wyznaczone zadania trafią do odpowiednich osób. Jest to szczególnie istotne w trakcie okresów urlopowych czy w przypadku dużej rotacji pracowników. System wylicza zastępstwa na podstawie wniosków urlopowych i innych zgłoszonych form nieobecności.
- System Workflow automatycznie przesyła dokumenty do właściwych osób zgodnie ze strukturą firmy.
- Workflow umożliwi Ci śledzenie kolejnych kroków przetwarzania dokumentów – na każdym etapie procesu.
- Mobilna wersja systemu Workflow umożliwi Ci kontrolę organizacji pracy firmy niezależnie od miejsca, w jakim się znajdujesz. Działania można monitorować przez Internet. Dzięki temu zawsze wiesz, czy udało się znaleźć zastępstwo i czy proces pracy nie został wstrzymany.
Pełne informacje
Systemy BI daje swoim użytkownikom wiele możliwości. Narzędzia Business Intelligence enova365 wyróżniają się dostępem do bieżących danych analitycznych z różnych miejsc w systemie oraz ze źródeł zewnętrznych.
- Jedna licencja pozwala na korzystanie z modułu BI enova365 wielu użytkownikom. Dzięki temu możesz udostępnić każdemu pracownikowi informacje kluczowe do wypełniania zadań, które wynikają ze specyfiki zajmowanego przez niego stanowiska.
- Widoczność rozwiązania Business Intelligence enova365 możesz dostosować do indywidualnych potrzeb. Dodatkowo masz możliwość konfiguracji modułu dla konkretnych użytkowników. Bez wątpienia jest to cecha, która czyni rozwiązanie enova365 bardziej elastycznym niż inne systemy Business Intelligence.
- Systemy BI w chmurze ułatwiają dostęp do danych. Możliwość uruchomienia w technologii cloud computing gwarantuje również enova365. Co więcej, udostępnia ona przyjazny mechanizm służący do tworzenia nowych modeli danych.
- Szeroki zakres domen, wskaźników oraz raportów to tylko niektóre z zalet systemu Business Intelligence enova365.
Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów?
Prowadzenie własnej firmy wiąże się z posiadaniem obszernej dokumentacji administracyjnej, finansowej czy pracowniczej. To tylko kilka przykładów, bo do każdej firmy trafia o wiele więcej pism. Część z nich musisz przechowywać, aby móc je okazać podczas kontroli.
Z tego powodu warto zadbać o ich odpowiednią organizację i archiwizację. Elektroniczny obieg dokumentów ułatwi Ci to zadanie. Odpowiednie uporządkowanie, udostępnianie i archiwizowanie będzie prostsze, jeżeli wszystkie dokumenty będą miały formę elektroniczną.
DMS – system, który pomoże w zarządzaniu dokumentacją
System DMS (Document Management System) to jeden z modułów wchodzących w skład obszaru enova365 Workflow. Program enova365 został wyposażony w zestaw narzędzi odpowiedzialnych za uproszczenie przechowywania, porządkowania i archiwizowania danych. System DMS w enova365 ułatwi Ci również wprowadzanie do systemu danych ze źródeł zewnętrznych. Następnie wygeneruje listę dokumentów, którą możesz przeszukiwać i analizować. Otrzymasz listę spraw zgodną z zasadami bezdziennikowego czy też mieszanego systemu kancelaryjnego. Jakie jeszcze korzyści przyniesie Ci DMS? System zarządzania dokumentami w enova365 udostępnia także oprogramowanie OCR. Jest to mechanizm rozpoznawania znaków oraz całych tekstów, który ułatwi wprowadzanie danych prosto z plików graficznych lub PDF. System zarządzania dokumentami w enova365 jest wspierany przez obszar Workflow.
Co będzie potrzebne do wdrożenia elektronicznego zarządzania dokumentacją?
Elektroniczny obieg dokumentów polega na wprowadzeniu w firmie specjalnego systemu informatycznego do obsługi dokumentów mających wersję elektroniczną. Takie rozwiązanie sprawdzi się doskonale zarówno w przypadku małych, jak i dużych przedsiębiorstw. Warto zaznaczyć, że przed wprowadzeniem elektronicznego obiegu dokumentów powinieneś określić schemat procesu oraz to, w jaki sposób ma on wyglądać w Twojej firmie.
Za pomocą elektronicznego systemu obiegu dokumentów możesz zarządzać dostępami do plików i decydować o tym, kto będzie miał wgląd do konkretnych informacji. Dodatkowo elektroniczny obieg dokumentów umożliwia automatyzację procesu archiwizacji, przeszukiwania i udostępniania danych. Dzięki cyfrowej formie dokumentów ograniczasz ryzyko zniszczenia i utraty ważnych informacji.
Jak wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów w firmie?
Jeżeli decydujesz się na elektroniczny obieg dokumentów, powinieneś zadbać o odpowiedni program usprawniający organizację tego procesu. Idealnym rozwiązaniem, które możesz dopasować do swoich potrzeb, jest system DMS enova365. Dzięki niemu ułatwisz sobie i pracownikom zarządzanie dokumentami w firmie. Warto pamiętać, że w każdej chwili możesz uzupełnić aktywny już system enova365 o moduł DMS..
W harmonogramie wdrożenia elektronicznego systemu obiegu dokumentów powinieneś uwzględnić również czas na zapoznanie swoich pracowników z nowymi procedurami oraz obsługą systemu do prowadzenia elektronicznej dokumentacji. Dzięki temu proces przestawienia się na nowy model pracy nie zaburzy funkcjonowania Twojej firmy i nie wpłynie na jakość obsługi Klientów czy efektywność pracy zespołu.
Dla jakich firm elektroniczny system obiegu dokumentów będzie dobrym rozwiązaniem?
Elektroniczny obieg dokumentów to doskonałe rozwiązanie dla firm z różnych branż. Po wdrożeniu programu pomożemy Ci również przeszkolić z niego pracowników. W razie pytań czy wątpliwości możesz skontaktować się ze swoim Opiekunem. Autoryzowani Partnerzy oprogramowania enova365 zapewniają sprawny proces wdrożenia elektronicznego systemu obiegu dokumentów oraz wsparcie powdrożeniowe. Specjaliści przeanalizują procesy w Twojej firmie, co umożliwi im sprawne wdrożenie systemu ERP enova365 z elektronicznym zarządzaniem dokumentacją.
Elektroniczny obieg dokumentów – poznaj zalety tego rozwiązania
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie wiąże się z wieloma korzyściami. Wśród nich można wymienić przede wszystkim lepszą organizację pracy. Elektroniczny system obiegu dokumentów enova365 wykona za Ciebie obowiązki związane z porządkowaniem i archiwizowaniem danych. Dodatkowo zyskasz kontrolę nad tym, kto i do jakich informacji otrzymuje dostęp. System DMS w obszarze Workflow enova365 pomoże Ci zoptymalizować czas wykonywania rutynowych czynności, a także zautomatyzować cykliczne zadania.
Automatyzacja dotyczy takich działań, jak wysyłanie ponagleń do dłużników, przypominanie o nadchodzącym lub niewykonanym zadaniu, powiadamianie o nowym zadaniu czy kontrola urlopów wypoczynkowych pracowników. Ty możesz się zająć tym, co najistotniejsze dla Twojego biznesu – enova365 zajmie się wykonaniem cyklicznych zadań! Takie rozwiązanie może również odciążyć pracowników. W ten sposób będą mogli skupić się na ważniejszych obowiązkach wymagających manualnej ingerencji.
Co jeszcze może Ci zagwarantować elektroniczny obieg dokumentów? Program enova365 z modułem DMS przyspieszy Twoją pracę. Co to oznacza? System Workflow enova365 zapewni sprawną wymianę informacji między pracownikami Twojej firmy i kontrahentami. Ponadto możesz przeglądać potrzebne dokumenty zdalnie – nawet podczas nieobecności w firmie. Jako administrator sprawdzisz również listę zadań swoich pracowników i zweryfikować, na jakim etapie znajdują się konkretne procesy.
Funkcje enova365 polecane dla Ciebie
Workflow
W module Workflow oprogramowanie enova365 zapewnia automatyzację procesów i prostych czynności. Dzięki temu możesz stworzyć automatyczne procesy w swojej firmie.
DMS
System zarządzania dokumentami umożliwi Ci szybki wgląd do dokumentów i spraw. Usprawni również wymianę informacji pomiędzy działami w Twojej firmie.
Podgląd
Moduł umożliwi Ci również kontrolę wyników pracy dzięki szybkiemu dostępowi do danych.
Business Intelligence
Wiedza o stanie realizacji zadań i procesów bezpośrednio w systemie ERP enova365.
Harmonogram Zadań
Akcje dotychczas wykonywane przez użytkownika będą inicjowane w określonym czasie, co ułatwi elektroniczne zarządzanie dokumentacją.
Workflow w pulpitach
W obszarze Workflow program enova365 umożliwia automatyzację procesów w pulpitach pracowników i kierowników.
Automatyczne powiadomienia w formie wiadomości e-mail o postępie pracy wysyłane po konkretnych zdarzeniach.
enova365 jako system elektronicznego obiegu dokumentów
Program enova365 posiada wszystkie niezbędne funkcje, które pozwolą Ci wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Odpowiada za to przede wszystkim obszar Workflow, w którego skład wchodzi między innymi DMS – system elektronicznego zarządzania dokumentacją. Moduł ten umożliwi Ci porządkowanie, udostępnianie oraz archiwizowanie najważniejszych danych dla Twojej firmy. Oprócz tego otrzymasz dostęp do funkcji OCR, która ułatwi umożliwi Ci digitalizację dokumentów papierowych oraz wyszukiwanie pełnotekstowe.
System elektronicznego obiegu dokumentów w enova365 dopasujesz do swoich potrzeb i procesów zachodzących w Twojej firmie. Masz możliwość stworzenia unikalnego środowiska pracy poprzez utworzenie własnych formularzy kartotek i określenie zakresu prezentowanych danych. W programie enova365 znajdziesz również gotowe szablony rejestrów dokumentów i kartotek. Dzięki tym rozwiązaniom z łatwością zamienisz tradycyjny obieg dokumentów na ten w formie elektronicznej. Jednocześnie warto zaznaczyć, że nie są to jedyne działania, które możesz usprawnić dzięki obszarowi Workflow. Dotyczy to każdego procesu związanego z przepływem pracy w firmie.
Dostosuj system Workflow do swojego biznesu
W enova365 sam wybierasz, z jakich modułów chcesz korzystać. Możesz je dopasować dowolnie do potrzeb Twojej firmy. Dzięki temu otrzymujesz elastyczny system całkowicie dostosowany do charakteru prowadzonej działalności. W każdej chwili istnieje możliwość uzupełnienia struktury o kolejne funkcjonalności.